Política de tratamiento de datos

La presente política se desarrolla en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, «Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales», la cual tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, además de garantizar el debido tratamiento de dichos datos personales; aparte establece los mecanismos dispuestos por el Responsable del tratamiento para que el titular de los datos personales pueda hacer efectivos sus derechos.

De acuerdo con esto, KOPARTES S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos personales de los titulares que reposan en sus bases de datos, establece la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, con el objetivo de garantizar que tanto la recolección como el tratamiento que se efectúa de dichos datos se ajusten a la normatividad legal actual, ya sea que KOPARTES S.A.S. efectúe el tratamiento directamente como Responsable o simultáneamente tenga Encargados del Tratamiento.

En caso de que KOPARTES S.A.S. contara con Encargados del Tratamiento de datos personales, suscribirá con ellos un contrato para el tratamiento de datos personales bajo su control y responsabilidad, el cual señalará los alcances del tratamiento, las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales y las obligaciones del Encargado para con el Titular y el Responsable.

Mediante dicho contrato el Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del Responsable bajo la política de tratamiento de la información fijada por este y a realizar el tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables.

Además de las obligaciones que impongan las normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:

Dar tratamiento, a nombre del Responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

I. Normatividad legal aplicable

Las presentes políticas están enmarcadas en la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, que regula la protección de datos personales y establece las garantías y mecanismos legales que deben cumplirse en Colombia para el debido tratamiento de esta información.

II. Objetivo general

KOPARTES S.A.S., teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos personales, comprometido con la seguridad de la información personal y con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales, en especial por lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Circular N.º 002 del 3 de noviembre de 2015 de la SIC, artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, y a las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, se permite presentar las Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales (en adelante la «Política»).

En esta Política, KOPARTES S.A.S. detalla los lineamientos generales corporativos que se tienen en cuenta a efectos de proteger los Datos Personales de los Titulares, como la finalidad de la recolección de la información, derechos de los Titulares, área responsable de atender las quejas y reclamos, así como los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información.

La Política se aplicará a todo Tratamiento realizado por KOPARTES S.A.S., sus empleados, representantes, agentes, accionistas, clientes y contratistas y, en lo que corresponda, por aquellos terceros con los que se acuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad relativa a, o relacionada con, el Tratamiento de Datos Personales en el territorio de la República de Colombia.

KOPARTES S.A.S., en cumplimiento del Derecho Constitucional al Habeas Data (artículo 15 de la Constitución Política), solo recolecta Datos Personales cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales, que eviten la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento sobre los Datos Personales.

III. Principios rectores

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento al que se refiere la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales se sujeta a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento de los datos personales por parte de KOPARTES S.A.S. sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso y escrito, ya sea por medio físico o digital del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta al Tratamiento por parte de KOPARTES S.A.S. debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento de los datos personales, KOPARTES S.A.S. garantiza el derecho del Titular a obtener del Responsable o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas o entidades previstas en la Ley 1581 de 2012. Los datos personales, a excepción de la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de KOPARTES S.A.S. se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012.

IV. Definiciones

a) Aviso de privacidad:: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas, la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales y los derechos que le asisten como titular.
b) Base de Datos:: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
c) Dato personal:: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
d) Dato público:: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales o sentencias judiciales que no estén sometidas a reserva.
e) Dato privado:: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
f) Datos sensibles:: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
g) Encargado del Tratamiento:: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
h) Responsable del Tratamiento:: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
i) Titular:: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
j) Tratamiento:: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
k) Cliente:: Persona natural o jurídica a la cual KOPARTES S.A.S. le vende productos o le presta servicios profesionales en razón de relación comercial acordada.
l) Registro Nacional de Bases de Datos:: Es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país.
m) Transferencia:: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
n) Transmisión:: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

V. Autorización

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de KOPARTES S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de los mismos.

KOPARTES S.A.S., al momento de la recolección de Datos Personales, solicitará una autorización a los Titulares, informando sobre las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene dicho consentimiento.

KOPARTES S.A.S. no suele recolectar Datos Personales de menores de 18 años. Sin embargo, en el evento de requerirlo, solicitará el consentimiento de padres, tutores o representantes legales antes de realizar el Tratamiento. Para el Tratamiento de estos Datos Personales, la compañía se asegurará de (i) responder y respetar el interés superior del menor de 18 años, (ii) asegurar el respeto de sus derechos fundamentales y (iii) escuchar al menor para valorar su opinión de acuerdo con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

En el caso de los Datos Personales sensibles, se le informará al Titular que dichos datos corresponden a la categoría de «Datos Sensibles», con lo cual no se encuentra obligado a autorizar su Tratamiento. En todo caso, la compañía le informará expresamente las finalidades para las cuales solicita Datos Sensibles y observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles.

KOPARTES S.A.S. someterá a Tratamiento los Datos Sensibles únicamente cuando el Titular haya otorgado su autorización, salvo en los casos en que la ley no requiera de dicha autorización. En todo caso, la compañía no condicionará, en ningún caso, ninguna actividad a la entrega de Datos Sensibles.

La autorización de los Titulares podrá manifestarse por cualquiera de los siguientes medios: (i) escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que fue otorgada la autorización.

Así pues, la autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca que, de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la Base de Datos.

La autorización será generada por KOPARTES S.A.S. y será puesta a disposición del Titular con antelación y de manera previa al Tratamiento de sus Datos Personales. KOPARTES S.A.S. conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.

De conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, esta autorización no será necesaria cuando la información se refiera a: (i) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (ii) datos públicos; (iii) casos de urgencia médica o sanitaria; (iv) tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y (v) datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

VI. Finalidades en la recolección y tratamiento de datos personales

KOPARTES S.A.S., en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros —entiéndase por estos clientes, nuestros empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos—, recoge datos personales (nombre, documento de identificación, dirección, correo electrónico, teléfono y otros) con distintas finalidades y usos, dentro de los cuales se pueden enmarcar los siguientes y que, al aceptar esta política, usted expresamente autoriza:

Recolectar, almacenar, utilizar, circular o suprimir los datos personales de los empleados, incluidas fotografías, con propósitos laborales, comerciales, de ejecución de contratos, análisis para contratación, actividades promocionales y análisis estadísticos, al igual que datos personales relacionados con salud para efectuar los trámites y reportes necesarios en cumplimiento de la legislación laboral vigente.
Ayudar a garantizar la seguridad de empleados, visitantes e instalaciones por medio de la recolección de imágenes o videos a través de sistemas cerrados de televisión.
Administrar y tratar para temas pertinentes (gestión de recursos humanos, nómina, etc.) los datos personales de los empleados a través de los sistemas de información de KOPARTES S.A.S. y enviar notificaciones, comunicaciones y mensajes a través de diversos medios de comunicación acerca de las actividades, productos y servicios que ofrece la compañía y, en general, para cualquier aspecto propio de la vinculación laboral de los empleados con KOPARTES S.A.S. Igualmente, recolectará información personal de aspirantes que se presenten para procesos de evaluación, selección y vinculación laboral, para luego, convertidos en empleados, proceder con la gestión integral de nómina y recursos humanos.
Proveer los servicios requeridos por sus clientes.
Informar a clientes actuales y prospectos sobre nuevos servicios o sobre servicios actuales o cambios en los mismos.
Poder cumplir con las obligaciones comerciales y contractuales que se tengan con los clientes, incluido el cobro de obligaciones por venta de productos o prestación de servicios.
Enviar notificaciones, comunicaciones y mensajes a través de medios físicos y/o electrónicos relacionados con las actividades, productos y servicios que KOPARTES S.A.S. ofrece, los productos o servicios que se hayan adquirido y aspectos relacionados con la obligación de KOPARTES S.A.S. de hacer efectiva la garantía legal, la prestación de servicios postventa, la implementación de campañas de seguridad de sus productos y, en general, para cualquier aspecto propio de la operación comercial y empresarial.
El envío de propuestas comerciales, invitaciones a eventos e información de tipo promocional y publicidad en general a los datos de contacto de nuestros clientes actuales o potenciales.
Preparar estudios de mercado que permitan establecer preferencias de consumo o sondeos de mercado para verificar los precios sobre un producto o servicio específico requerido por KOPARTES S.A.S. Evaluar la calidad del servicio para propósitos comerciales, promocionales y estadísticos.
Invitar a proveedores o prestadores de servicios actuales o potenciales a contratar o cotizar con el fin de proveer productos o servicios necesarios para la operación de KOPARTES S.A.S.
Establecer relaciones comerciales y contractuales con sus proveedores de bienes y servicios.
Generar órdenes de compra, pedidos, servicios posventa u órdenes de prestación de servicios a sus proveedores en general.
El reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de KOPARTES S.A.S.
Ayudar a garantizar la seguridad de las personas que laboran en la Empresa o que nos visitan en nuestras instalaciones.
Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
Realizar la consulta y reporte de las obligaciones a las centrales de riesgo crediticio.
Velar por la seguridad y adecuado funcionamiento de los espacios físicos en los cuales KOPARTES S.A.S. desarrolla principalmente su actividad comercial.
Control para la prevención del fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo.
Validación de la información con el fin de dar cumplimiento a la regulación de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo por parte de KOPARTES S.A.S. o con terceros contratados para dicho fin, incluida la consulta en listas vinculantes, procesos judiciales, etc.
Dar cumplimiento a disposiciones legales y compromisos contractuales de toda clase.
En términos generales, poder ejecutar y cumplir con las relaciones contractuales actuales o futuras con sus clientes, proveedores y trabajadores.

En el evento en el cual KOPARTES S.A.S. entregue datos personales de cualquier Titular a sus proveedores, prestadores de servicios o clientes, o a quienes encargue de su tratamiento, estos deberán proteger los datos personales suministrados conforme a lo dispuesto en las normas vigentes y la presente política.

KOPARTES S.A.S., dentro de su objeto social y con la finalidad de desarrollar las actividades antes referidas, recolecta de sus Titulares información referente a sus Datos Personales, como por ejemplo: nombres y apellidos, dirección, fecha de nacimiento, teléfono, documento de identidad, correo electrónico, datos laborales, datos familiares, datos de formación académica, entre otros.

No obstante, KOPARTES S.A.S. podrá solicitar los Datos Personales que considere necesarios para su operación, los cuales serán informados debidamente por KOPARTES S.A.S. a más tardar al momento de la recolección. Todos los Datos Personales recolectados podrán ser almacenados y alojados en Colombia y/o en el exterior.

VII. Procedimientos para el tratamiento de los datos personales

Los Datos Personales que son incluidos en la Base de Datos de KOPARTES S.A.S. provienen de la información recopilada en ejercicio de las actividades desarrolladas en razón de su objeto social, los vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes, proveedores, accionistas, empleados y/o público en general.

El sitio web de KOPARTES S.A.S., la línea de atención telefónica y los contratos comerciales y laborales, entre otros, son los medios a través de los cuales KOPARTES S.A.S. obtiene los Datos Personales a los que hace referencia la presente Política.

Los Datos Personales recolectados por KOPARTES S.A.S. serán tratados de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, de conformidad con las autorizaciones impartidas por los Titulares de la información, y exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política.

i. Procedimiento para conocer la información

En aras de proteger y mantener la confidencialidad de los Datos Personales de los Titulares, KOPARTES S.A.S. determina que el procedimiento para conocer la información que posee del Titular en sus bases de datos es el siguiente:

Quien desee conocer la información que KOPARTES S.A.S. almacena en sus bases de datos deberá enviar una comunicación al correo electrónico ko******@*****il.com o a la dirección Carrera 26 # 67 – 27, Bogotá, 4TO Piso, en la cual manifieste su intención de conocer la información que sobre el Titular se encuentra en las bases de datos de KOPARTES S.A.S., y en la cual informe una dirección o correo electrónico en el cual se le pueda dar respuesta.

Esta comunicación deberá estar suscrita por (i) el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente; (ii) los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad; (iii) el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; o (iv) por estipulación a favor de otro o para otro (en adelante y en su conjunto, los «Interesados»).

El Área Responsable dará respuesta al Titular o al interesado en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la comunicación, al correo electrónico o dirección física que haya especificado en la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, caso en el cual el tiempo de respuesta se extenderá en cinco (5) días hábiles adicionales.

La consulta de la información por parte del Titular o interesado será gratuita, siempre y cuando sea (i) al menos una vez cada mes calendario, o (ii) se realice con motivo de una modificación sustancial de la presente política de Tratamiento de la información. En caso de que la consulta se haga con una periodicidad mayor a la establecida, KOPARTES S.A.S. podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos en que haya incurrido para el efecto.

ii. Procedimiento para actualizar, rectificar o suprimir la información

Los Titulares de los Datos Personales o sus causahabientes podrán, en todo momento, solicitar a KOPARTES S.A.S. la actualización, rectificación o supresión de sus datos y/o revocar la autorización del tratamiento por parte de KOPARTES S.A.S. de los mismos, mediante la presentación de un reclamo al correo electrónico ko******@*****il.com o a la dirección Carrera 26 # 67 – 27, Bogotá, 4TO Piso, en el cual se indiquen los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección física o correo electrónico en el que se debe dar respuesta y los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al solicitante.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al solicitante los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Resulta indispensable advertir que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual con KOPARTES S.A.S.

VIII. Derechos que tienen los titulares de datos personales en poder de KOPARTES S.A.S.

Conocer, actualizar, rectificar y consultar sus datos personales en cualquier momento frente a KOPARTES S.A.S. respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, aquellos que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a KOPARTES S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales.
Ser informado por KOPARTES S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir con KOPARTES S.A.S.

De todas maneras, KOPARTES S.A.S. no podrá revocar la autorización de un titular o eliminar un dato cuando exista un deber legal o una obligación contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos.

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos antes mencionados podrán ser ejercidos por:

El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
Sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

IX. Deberes que tiene KOPARTES S.A.S. respecto a los titulares de los datos

KOPARTES S.A.S. reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. Por lo tanto, los mismos serán usados exclusivamente para aquellas finalidades para las que fue autorizado. Además, asume los siguientes deberes en su calidad de responsable del tratamiento:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.
Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que esté autorizado el tratamiento de sus datos.
Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la ley.
Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente, respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
En todos los casos en los que se recopilen datos, informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos.

La Empresa debe informar a los titulares de los datos, para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.

La Empresa garantiza en todo tiempo al titular de la información la posibilidad de conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato que sobre él exista, o revocar de manera parcial o total la autorización para el tratamiento de los mismos, y ejercer consultas y reclamos, los cuales se realizarán por conducto de los mecanismos establecidos en este documento con ese fin.

El Responsable del Tratamiento de Datos personales conservará, con las debidas seguridades, los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento, y realizará periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los mismos, cada vez que los titulares le reporten novedades o solicitudes.

X. Videovigilancia

KOPARTES S.A.S. informará, mediante un aviso a la entrada de sus instalaciones y en cumplimiento a lo estipulado en cuanto al Tratamiento de Datos personales, la existencia de videovigilancia y que cuenta con este mecanismo de seguridad. En el aviso se señalará que la información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones.

XI. Responsable del tratamiento

KOPARTES S.A.S. es el Responsable del tratamiento de datos personales. Su identificación y datos de contacto son:

Razón social: KOPARTES S.A.S.
Dirección: Carrera 26 # 67 – 27, Bogotá, 4TO Piso
Correo: ko******@*****il.com
Teléfono: +57 315 8514524
Página web: https://kopartes.com/

Garantías

KOPARTES S.A.S., como Responsable del Tratamiento de datos personales, realiza las siguientes garantías:

Que el almacenamiento de la información objeto de tratamiento cuenta con los sistemas óptimos a nivel tecnológico y con medidas técnicas y humanas idóneas para asegurar su inalterabilidad y evitar su pérdida o uso indebido por terceras personas.
Que, a través de un sistema de seguridad virtual, KOPARTES S.A.S. garantiza la conservación de la información.
Que el Titular de la información podrá solicitar en cualquier momento la supresión de los datos o la revocatoria de la autorización, siempre que no subsista deber legal o contractual para mantenerlo.

XII. Vigencia

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de KOPARTES S.A.S. rige a partir de su publicación, realizada el día 1 de noviembre de 2024.

Los Datos Personales sujetos a Tratamiento permanecerán en las Bases de Datos de la compañía, con base en el criterio de temporalidad, por el término contractual que tenga el producto o servicio, conforme a las finalidades mencionadas en esta Política.

La compañía podrá modificar esta Política cuando lo considere necesario, sin notificar al Titular de Datos Personales, siempre que las modificaciones no sean sustanciales. Se entenderá como modificación sustancial, para los efectos de esta Política, un cambio en relación con las finalidades del Tratamiento y/o los datos de contacto del Responsable del Tratamiento.